Geleneksel kağıt faturanın yanı sıra, on yılı aşkın bir süredir ortalıkta dolaşan ancak daha az popüler olan ve firmalar tarafından daha az bilinen başka bir fatura türü daha var: elektronik fatura. Günümüzde e-fatura, sağladığı önemli maliyet tasarrufu ve artan verimlilik avantajları nedeniyle başta AB ve Latin Amerika olmak üzere birçok ülkenin ilgisini çekmektedir. Türkiye’de e-fatura ile ilgili düzenlemeler var ve firmalar sisteme ilgi göstermektedir. E-faturaya gönüllü geçişler git gide artmaktadır. Firmaların e-fatura ile ilgili gelecek planları da değerlendiriliyor.
Elektronik faturanın işletmelerde sağladığı faydalar konusunda pek çok araştırmacı çalışma yapmıştır. Bu sistemin maliyet tasarrufu, rekabet gücü, üretkenlik ve çevresel etki açısından şirketlerin performansını artıracağı sonucuna varılmaktadır. Kâğıt faturadan elektronik faturaya geçiş, işletmelere kesinlikle çok büyük maliyet ve zaman tasarrufu kazandıracaktır. Faturalama süreçlerindeki el işçiliği, malzeme ve nakliye maliyetlerinin ortadan kaldırılmasıyla sonuçlanacaktır. Firmalar, verimliliği ve müşteri memnuniyetini artırarak elektronik fatura sistemini uygulamak için rekabet gücü kazanabilirler. İlki, süreçlerin dijitalleşmesi ve otomasyonu, ikincisi ise faturalama sorunlarıyla ilgili daha az hata ve ihtilaf olacağı gerçeğinden kaynaklanmaktadır.
E-fatura, şirketlerin insan kaynaklarını daha yüksek katma değerli ve bilgiye dayalı faaliyetlere daha iyi tahsis etmelerini sağlar. Kaynakları her zaman kısıtlı ve sınırlı olduğundan, KOBİ’ler için bu son derece önemlidir. Faturalama sürecinin otomasyonu, bir faturanın yaşam döngüsünü kısaltır, böylece nakit akışını iyileştirir ve kredi kayıplarını azaltır. Bu, firmaların işletme sermayesini etkin bir şekilde kontrol etmelerine ve fatura daha hızlı onaylandığından ticaret indiriminden yararlanmalarına olanak tanır.
Kâğıt fatura, elektronik faturaya göre iki kat daha fazla enerji ve bir buçuk kat daha fazla karbon emisyonu tüketiyor. Kağıttan elektronik formata geçiş, firmaların daha sürdürülebilir olmalarına ve kurumsal sosyal sorumluluklarını artırmalarına yardımcı olur. Firmaların elektronik faturayı benimsemekten elde edecekleri faydaların ticari işlemlerdeki rollerine ve büyüklüklerine bağlı olduğunu belirtmek gerekir. Örneğin, bir e-fatura alıcısı, işleme maliyetlerini düşürmeye ve ticari indirimlerden yararlanmaya olanak tanıyan süreçlerin entegrasyonu ve otomasyonu nedeniyle, daha yüksek tasarruf potansiyeli yaşayacaktır. Kağıt faturadan elektronik faturaya geçişten kaynaklanan azalan işlem süresinin, özellikle yıllık fatura hacimleri çok yüksek değilse, KOBİ’ler tarafından görülmediği söylenebilir.
Elektronik fatura süreçlerine geçiş teknolojinin getirdiği yeniliklerden yararlanmaya açık firmalar için kaçınılmazdır. Günden güne elektronik fatura sistemine gönüllü olarak geçiş yapan mükellef sayıları artmaktadır. Elektronik fatura sistemlerini kullanan firmalar, sistemin faydalarını anlattıkça, diğer firmaların sisteme gönüllü geçişi hızlanmaktadır.
