Elektronik fatura düzenleyenler genellikle konuyla ilgili teknik bilgi sahibi olmadıkları için bazı hatalar yapabilmektedirler. Bu hataların vergi cezası gibi olumsuz sonuçları olmaktadır. Ayrıca ticari davalarda, icra takiplerinde de hak kayıpları söz konusu olabilmektedir. Düzenlenecek 2 çeşit elektronik fatura bulunmaktadır. Bu iki çeşidin dışında elektronik fatura yoktur.
- a) Elektronik Fatura (e-fatura): Cirosu 3 milyon TL’yi aşanların zorunlu olarak düzenleyecekleri fatura türüdür. İsteğe bağlı bu sisteme geçişte ciro şartı aranmaz. Bu elektronik faturalar karşı tarafa sistem üzerinden otomatik olarak iletilir. Bu sebeple e-fatura düzenlenebilmesi için temel kural karşı tarafında e-fatura kullanıcısı olmasıdır. Kimlerin e-fatura kullanıcısı oldukları TC Kimlik veya vergi numaralarıyla şu adresten ücretsiz sorgulanabilir: https://ebelge.gib.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html
- b) Elektronik Arşiv Fatura (E-arşiv fatura): E-fatura mükellefi olmayanlara kesilen fatura türüdür. Vergi mükellefi olup e-fatura mükellefi olmayanlara veya bütünüyle vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura türüdür. E-arşiv fatura da karşı tarafa iletilmesi için mail adresleri veya çıktısı alınıp kaşeli imzalı bir şekilde karşı tarafa teslim yolu bulunmaktadır. Bu fatura sistemden karşı tarafa otomatik iletilememektedir. Karşı tarafın mail adresine mail olarak e-arşiv faturanın gönderilmesi esastır. E-faturaya geçen mükellefler aynı zamanda e-arşiv faturaya da geçmek zorundadır. Böylece bu mükellefler artık kağıt fatura düzenleyemeyeceklerdir.
- c) E-Arşiv Fatura Portalından Düzenlenmek Zorunda Olan e-Faturalar: 01.01.2020 tarihinden başlamak üzere zorunlu veya isteğe bağlı e-fatura (dolaylı olarak e-arşiv fatura) sistemine geçmek zorunda olmayanlar için bir yükümlülük getirilmiştir. Buna göre kendisi e-fatura mükellefi olmasa bile aynı gün içerisinde vergi mükelleflerine KDV Dahil 2.000,00 TL, vergi mükellefi olmayanlara ise KDV Dahil 5.000,00 TL fatura düzenlemeleri halinde bu faturanın Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ücretsiz sunulan web sitesi sistemi üzerinden e-arşiv fatura olarak düzenlemeleri gerekmektedir.
Kısaca e-fatura ve e-arşiv fatura, ayrıca esnaflar için e-arşiv fatura portalından düzenlenen fatura sistemi bulunmaktadır. Bu e-faturaların hazırlanması sırasında çok sık yapılan hatalar bulunmaktadır. Bunlar;
1) Yanlış e-fatura türü düzenlemek, e-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesmek (Esnafların portaldan kestikleri e-arşiv fatura hariç) gibi hatalı fatura türü kesmek,
2) Elektronik faturalarda seri sıra numarası ile tarihler arasında uyumsuzluk meydana getirmek,
3) Yedi günden fazla geriye dönük e-fatura düzenlemek,
4) Müşterim TC Kimlik no vermek istemiyor. Bende e-arşiv fatura kesmiyorum. Bu durumda da e-arşiv fatura düzenlenmeli TC Kimlik numarası yerine on bir tane “1” yazılmalıdır.
5) KDV Oranlarının yanlış yazılması, (Kağıt faturalarda da sık yapılan bir hatadır)
6) E-fatura düzenledikten sonra gönder tuşuna basmamak veya e-arşiv faturayı alıcının mail adresine göndermemek. (Fatura karşı tarafa ulaşmamışsa bir hüküm ifade etmez)
7) Fatura tutarının yazı ile yazılmaması, (Kağıt faturalarda da sık yapılan bir hatadır)
8) E-fatura veya e-arşiv fatura yerine kağıt fatura kesmek,
9) Beşbin TL yerine beş milyon TL yazılması gibi bir veya birkaç sıfırı miktarda, tutarda yanlışlıkla fazla yazmak,
10) Karşı tarafa ulaşmadı sanılarak aynı faturanın birden çok kesilmesi,
Yukarıda belirtilen hataların yapılması halinde genellikle KDV hariç fatura rakamının %10’u kadar bir cezaya muhatap kalınması mümkündür. İster kağıt ister elektronik olsun düzenleyeceğimiz faturalar dikkatli olarak keselim.
