Herhangi bir işletmenin üstlendiği önemli görevlerden birisi de müşterilerine fatura göndermektir. Geçmişte, fatura süreciniz muhtemelen kağıt tabanlıydı. Fiziksel faturaları yazdırmayı, bunları bir müşteriye PTT ile yollamayı, kargo ile göndermeyi ve onların faturaları teslim alıp onaylamalarını, daha sonra ise ödemeleri aşamalarını içerebilir. Son birkaç yılda, elektronik faturalama (veya e-faturalama), fatura yönetimi oyununu bir sonraki seviyeye taşıyarak iş akışlarını kolaylaştırdı ve tüm süreci basitleştirdi. Bu sebeple E-faturalara doğru artan bir eğilim görülmektedir.
Elektronik fatura, e-fatura veya e-arşiv fatura olmak üzere iki isimle gider. GİB logosunun altında faturanın e-fatura mı yoksa e-arşiv fatura mı olduğu belirtilir. Müşterinize yüz yüze, kargo veya PTT ile fatura göndermek yerine dijital olarak veya internet üzerinden fatura kesme işlemidir. Ancak kağıt faturaların dijitalleşmesi e-fatura ile aynı şey değildir. Bir kağıt faturanın fotoğrafını çekerseniz veya bunu bir PDF faturaya dönüştürmek için bir uygulama kullanırsanız, bu e-fatura değildir. Elektronik olarak düzenlenmemişse ve bir yazılımın okuyabileceği veya çıkarabileceği yapılandırılmış, güvenlikli, doğrulanabilir verileri belirli standartlarda içermiyorsa, bu bir e-fatura olamaz.
Elbette kağıt faturalarda olduğu gibi müşteri ve satıcı bilgileri, satın alınan mal veya hizmet, vadesi gelen tutar, ödeme tarihi ve fatura numarası gibi bilgileri e-faturanız da yer alacaktır. Kağıt faturanızda yer alan bilgilerin çoğunluğu elektronik faturanızda da yer alır. En sık sorulan soru bir e-faturanın açık fatura veya kapalı fatura olarak nasıl düzenleneceği noktasındadır. Öncelikle ister e-fatura isterse e-arşiv fatura olsun tüm elektronik faturalar açık fatura hükmündedir. Bedelinin tahsil edildiğinin bir yazıyla, bir dekontla, bir makbuzla belgelenmesi gerekir. Hem e-fatura hem de e-arşiv fatura için notlar bölümüne “Bedeli tahsil edilmiştir”, “Fatura tutarı peşin alınmıştır” gibi yazılan ifadeler de geçerlidir.
Bir elektronik fatura beş bölümden oluşur. Fatura numarası, fatura senaryosu gibi alanlar “Fatura Bilgileri” bölümünde yer alır. Müşteri bilgileri alanına alıcının adı/soyadı-ünvanı, vergi dairesi, vergi numarası, adresi gibi bilgiler yazılır. Üçüncü bölüm ise, adet, birim fiyat gibi bilgilerin yazıldığı “mal ve hizmet bilgileri” bölümüdür. Fatura dip toplamları “Toplamlar” bölümünde yer alır. Son bölüm ise gerekli görülen açıklamaların yazıldığı “Notlar” bölümüdür. Bir e-fatura da bu bölümlerin tamamı bulunmaktadır. E-arşiv fatura için de aynı beş bölümden söz edilebilir. Sadece e-arşiv fatura bölümlerinde e-faturaya göre biraz daha az bilgi bulunabilir. E-faturaya geçmenizin birkaç nedeni olabilir:
Genel rahatlık ve geliştirilmiş üretkenlik. Şirketler, nerede olurlarsa olsunlar elektronik ve güvenli bir şekilde göndermek üzere faturalarını hızlı bir şekilde oluşturmak için şablonları kullanarak saatlerce süren manuel işlemlerden kaçınabilir.
Otomatik ve temassız fatura işleme. Düzenli olarak yinelenen faturalar gönderen daha büyük şirketler, e-faturanın otomasyon işlevinden yararlanarak, müşteri cari hesaplarına daha fazla zaman kazandırabilir.
Daha Az Hata. Kağıt faturalardaki hataları manuel olarak ayarlamak, zaman ve paraya mal olur. Elektronik faturalama sistemleriyle, insan hatası riskini azaltabilir ve anında değişiklikler yapabilirsiniz.
Erken Tahsilat Şansı. Kağıt faturaların ulaşmaması gibi sorunları ortadan kaldırarak, müşterilerinizin geç ödeme riskini en aza indirebilirsiniz.
