Elektronik faturaların üzerinde iki numara bulunmaktadır. Bunlardan birincisi ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) olarak adlandırılmaktadır. ETNN numarası, e-faturalara atanan benzersiz bir tanımlayıcı olup Fatura numarasından farklıdır. Fatura numarası ise faturalar üzerinde yer alan sıralı bir kod diyebiliriz.
Düzenlenen e-belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Birim kodu, mükellefler tarafından serbestçe belirlenebilir. Genelde mükellefler kendi ticari ünvanlarını akla getiren kısaltmaları tercih etmektedirler. Birim kodları hem sayılardan hem harflerden hem de rakam ve harflerin birlikte kullanılmasından oluşturulabilir. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir. Mükellefler ihtiyaç duymaları halinde birden çok birim kodu kullanabilir. E-fatura numaraları arasında ilk görülen ve en öndeki bilgi olması nedeniyle “Ön Ek” olarak adlandırıldığı da görülmektedir.
Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakterden oluşan ve yılı ifade eden sayılar ile 9 karakterden oluşan müteselsil numaradan oluşmaktadır. 13 haneli sadece rakamlardan oluşan belge numaları her yıl bir rakamından başlayarak, birbirini kesintisiz takip edecek şekilde kullanılmaktadır. Yılı ifade eden ve 4 karakterden oluşan rakamlarda önemlidir. Bazen mükelleflerin izleyen yılda bu ilke 4 karakteri değiştirmeyi unuttukları da görülmektedir. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz. Belge numarasının formülasyonu şu şekildedir:
ABC-2023-000000001
ÖN EK -YIL BİLGİSİ – FATURA NO
Yukarıda belirtilen örnekte “ABC” birim kodu veya ön ek olarak adlandırılmaktadır. Yine “2023” yıl kodu olarak tanımlanmaktadır. 9 rakamdan oluşan ve her yıl tekrar “1” rakamından başlayan “000000001” kısmı ise fatura numarası olarak adlandırılmaktadır. Esasen fatura numarası “ABC-2023-000000001” bilgisinin tamamıdır. Bu rakamın herhangi bir kısmı eksik ise fatura numarası bilgisi de eksik olacaktır.
E-fatura da kullanılan fatura numarası ile e-arşiv fatura da kullanılacak fatura numaraları farklı olmak zorundadır. Mükellefler “ön ek” bilgisini değiştirerek farklı fatura serileri oluşturmakta ve kendi içlerinde her bir seriyi sıra takip edecek şekilde kullanmaktadırlar. Şirketin merkezi ve şubelerinin bulunması durumunda merkez ve şubelerde kullanılacak fatura numaraları da farklı serilerden düzenlenmelidir. Böylece fatura numarası bilgisi kullanılarak daha detaylı bir takip yapılması mümkün hale gelmektedir. İnternet üzerinden yapılan satışlar için sadece bu satışlara özgü, diğer satışlardan ayrı birim kod veya kodları belirlenmelidir. Bir şirket için kullanılabilecek örnek e-fatura numaraları şu şekilde olabilir:
E-Arşiv Fatura Numarası: ABC-2023-000000001
İnternet Satışlarına Özgü E- Arşiv Fatura Numarası: ABD-2023-000000001
E-Fatura Numarası: ABE-2023-000000001
Şube E-Fatura Numarası: ABF-2023-000000001
Vergi cezasına muhatap olmamak için e-belgelerinizin numaralarını takip etmeniz faydalı olacaktır. Mümkünse e-fatura sisteminiz ile ön muhasebe ve hatta resmi muhasebe yazılımlarınız arasında entegrasyon sağlamanız daha çok yararınızadır.
