En sık kullanılan tanım, e-faturanın, bir tedarikçi ile bir alıcı arasında bir elektronik fatura belgesinin değiş tokuşu olduğu şeklindedir. Eskiden kağıt faturada yer alan bilgilerin elektronik hale dönüştürülmesi ile oluşan dijital belgedir. E-faturalama, ne anlama geldiği, nasıl çalıştığı ve kuruluşlar için faydaları hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.
E-Fatura göndermek ne demektir?
E-fatura (yaygın olarak elektronik fatura olarak da bilinir), önceden tanımlanmış yapılandırılmış bir veri dosyasının alışverişi yoluyla alıcıya, elektronik biçimde sunulan bir faturalama şeklidir. Bu dijital çağda bile, faturaların büyük bir kısmı geleneksel posta hizmeti aracılığıyla iletiliyor. Ancak, şu anda faturalamanın büyük bir yüzdesi dijital olarak yapılıyor.
Bu elektronik değişim iki ana seçenekle etkinleştirilebilir. İlki, alıcı ile satıcı arasındaki noktadan noktaya elektronik posta yoluyla gerçekleştirilen gönderme biçimidir. Bu genellikle e-arşiv fatura düzenlenirken geçerlidir. Diğer seçenek, birden fazla alıcı ve satıcıyı birbirine bağlayan, Maliye Bakanlığı tarafından işletilen kapalı bir ağdır. Ağ modeli, işleyişinde hem alıcını hem satıcının aynı anda sisteme kayıtlı olması gerekir. E-fatura iletimi bu ağ üzerinden gerçekleştirilir. Ağa dahil olan tüm taraflar için ölçeklenebilirliği ve verimliliği sayesinde, e-faturalamanın büyümesinin beklendiği günümüzde yaygın şekilde kullanılmaktadır. E-faturaların kullanımı iki temel işlev gerektirir:
- E-faturanın doğru yapıda oluşturulması gerekmektedir.
- E-faturanın satıcının sisteminden alıcının sistemine geçmesi gerekmektedir.
E-fatura konusunda dünyanın en aktif bölgesi olan Avrupa’da, e-faturanın Avrupa Birliği genelinde benimsenmesini teşvik etmek için bir dizi mevzuat oluşturulmuştur. Avrupa Birliği ülkelerinin bazıları 30 yılı aşkın süredir elektronik fatura kullanmaktadır.
E-faturanın faydaları
Faturalarınızdan kağıt ve manuel işlemleri kaldırarak önemli maliyet ve zaman tasarrufu elde edilebilir. Ancak e-faturanın gerçek faydaları, yalnızca ticaret ortaklarınızla değil, aynı zamanda faturalama yazılımınız ile muhasebe yazılımlarınız arasında elde edebileceğiniz entegrasyon düzeyiyle gelir. Özellikle, cari hesapların takibi, stokların izlenmesi, ödenecek tutarların hesaplanması için, e-faturaların doğrudan ön muhasebe çözümüne entegre edilmesi, daha fazla katma değerli ve stratejik çalışmalar için zaman ve kaynak tasarrufu sağlar. Böylece temassız faturayı, muhasebe yazılımlarına hatasız işlemeyi gerçekleştirebilir.
E-fatura gönderip almaya başlamak, kuruluşunuzun dijital dönüşüm yolculuğunun mükemmel bir ilk adımı olabilir. Bu tip entegrasyonlar, ticari operasyonlarınızın gelecekteki büyümesini desteklemek için verimli ve ölçeklenebilir olmasını sağlamada kritik öneme sahiptir. Elektronik faturalamanın aşağıda tartışılan birkaç önemli avantajı vardır.
Elektronik faturaların işlenmesi basit ve hızlıdır. Bir fatura gönderildiği anda çok fazla gecikme olmadan alınır ve işlenir.
Elektronik fatura hatasız üretildiği sürece herhangi bir değişiklik yapılmadan alınabilir ve işleme alınabilir. Bu nedenle, giriş hatası olasılığını en aza indirir.
Elektronik faturalar, bir kuruluş içinde kağıt ihtiyacını önemli ölçüde azaltır. Bu nedenle hem satıcıyı hem de alıcıyı kağıt ve baskı malzemeleri satın alma maliyetinden kurtarır. Sonuç olarak, kağıt üretmek için çok az ağaç gerektiğinden çevrenin korunmasına yardımcı olur.
Elektronik faturalamanın kullanılması, personelin tekrar eden görevleri yapmakla zaman kaybetmemesi nedeniyle işin akışını sağlar.
